很多企业朋友负责展会准备工作的往往是一些新手，面临千头万绪的准备工作，无所适从，其实参加一个展会也并非想像中那么复杂，大致有如下五个实际工作。

搭建是整个环节的重中之中，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的细节：1、通过设计图考虑在展场中的效果；2、监督防火材料的使用，杜绝安全防患；3、成本控制：实行一揽子合同；4、最好在布展前去工厂看一看，对材料和工艺有一个预先的监管和了解；5、现场搭建的进度控制尤为重要，叮嘱搭建公司做好预案，特别要求其排出工期，细化到每一小时做什么，严格细致的时间表，才是保证现场搭建在两天半紧张有序完成的基础。

向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步，然后将这个目录具体化，主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录（以及配合展品的图片）提供给搭建公司，由他们考虑如何安排展品的布置。

当然，事先已经做好设计图的情况下，可能需要对展品进行一些取舍，或是对展品的表现形式进行改进，这些就需要发挥智慧，按以往的经验，外行看热闹，内外看门道，拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键，另外，核心产品以实物为好，因为实物可以现场演示，这样让客户有深入的认知。

最后，要熟悉展览馆对特殊展品的要求，比如用火、用气、限高等等数据，在这里要提醒一下，主办方提供的《参展商手册》是需要熟悉的，作为企业展会准备工作负责人，这个文件一定阅读一遍的，并在重点内容加以批注和备忘。一个专业的展览会主办方，他们的《参展商手册》应详细记载参展的各个细节，并提供印刷以及英文版本。

资料的准备也是关键之一，在资料的准备上，求全求细，特别是对产品的介绍，性能、参数等等务求细致周全，以备万一，经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问，搞的接待人员焦头烂额，另外如果展览会外商较多，翻译上力求专业准确。

资料的编排不求多花哨，简洁大气，具有国际性即可，但纸张建议使用较好的纸张，如果在样本的设计上，突出一两个设计的亮点，那就更好了。这些可与设计师多沟通，宣传材料的纸张、印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会，展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外，一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制，数量以每日50-100张准备。

另外国外企业对CI包装很讲究，观察他们的展位，就是一个标准展位，他们都会把他们公司的形象、Logo在方方面面体现，他们甚至做好不干胶的Logo贴纸自己贴在标准展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。这一点做法上，也是需要吸取的。

搭建是现场展览的第一步，虽然仅仅是"监工"，但也要有得力干将参与。将设计图演变为现实的场景，往往会存有偏差，另外，与展馆方、主办方的一些协调工作，也需要企业进行协调，排除一切突发事件，不利因素，保证搭建顺利进行，需要一名到几名头脑灵活，做事主动的工作人员在搭建现场进行"监工"，这些工作人员应提前指定，在与搭建公司前期的沟通中，他们可以参与进来，了解搭建的相关事宜，便于他们在现场开展工作。

正式开展的接待工作人员应分为以下工种，1、现场接待：外形要好，性格外向主动，英语熟练，他们主要是负责接待到达展位的客户，讲解和解答，这些工作人员的数量可能要多一些，可根据展位的大小和布局：有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数，对这些人的要求就是彬彬有礼，不卑不亢，笑脸迎人，口齿清晰，专业知识扎实，另外特别注意的是，各负责各的一片区域，不能有客人来询问，就一拥而上，你也解答他也解答，显得现场比较乱，另外，遇到讲不明白的东西，可大方的介绍给能讲明白的人。

因此，需要第2种工种：现场总协调，这个人应是经理一级，他主要管理所有"现场接待"，解决"现场接待"所不能应付的问题，这个人领导能力要强，重要的是专业知识一定精深。

第3种工种：级别高一些，因为，现场会有重要客户应约来访，来的都是客，特别到达展会现场，自然不如家里条件好，因此接待的级别通过接待的人来提高，给客户愉快的感受。所以，如果有副总（或以上）一级的，应赴会接待一下。

第4种工种：属于跑腿型的，现场难免会有一些体力活，杂活，突发事情，比如临时买个胶带或工具、搬搬资料，忙的时候，顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快，对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。

第5种工种：总后勤：这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行，需要指出的是，在展会现场，花销自然不会小，物品自然要贵一些，展会上比较辛苦，因此，不能太小气，让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手，视参会工作人员的数量来定，比较重点的工作是饮用水和中餐。

最后需要说明的是，视展位的大小，安排相应的人手，如果展位小，安排的人少，那么可能就一个身兼数职，但工种大抵如此，不论如何，赴展会前的动员会是一定要开的，确定职责，分工明确，确保参展的数天内工作紧张有序。

同重要的客户约定见面时间，以加强业务联系，这也是展览会的重要工作之一，可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排，不能因为展会现场工作比较忙乱，而冷落了这些重要客户。因此来说，需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作，提前拟定约会客户的名单，向他们发出邀请，确保他们莅会，保证约会成功，达到商业目的。

在实际操作中，很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家，其实这是很错误的，企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中，本身对自己就是一种宣传，毕竟能赴会参展，也是企业实力的一种象征。